紙文書からの逃走

　平成17年度がスタートした。新たな気持ちで仕事に取り組むためにも，仕事環境を改善しなければならないと思い立って，無い袖振って購入したのは書類スキャナ「ScanSnap」。紙文書をPDF電子書類に変換することができる代物だ。

　他の事例に負けず劣らず，私のところにも紙文書は日々大量にやってくる。あれこれ仕事に追われていると，紙書類の整理もままならず，積み重ねた書類が山をなしていることは常態化している。しかも，同じ内容の書類のバージョン違いが頻繁に配られるために，重ね方が狂えば，どれが新しいものかを判別するのに時間がかかってしまう。しかも机の上は酷い状態で仕事に支障さえきたす。
　そんなわけで，前々から紙書類の電子化には興味を持っていたし，この机の状況を変えるためには，書類スキャナが必要だと確信していた。けれども，上記のScanSnapは性能が良いだけに結構高価な商品。なかなか購入への踏ん切りがつかなかった。

　しかし今回，　年度も改まるし，これはいい機会だと思ったので，いざ貯金をはたいて購入。いやはや，宣伝通り，気持ちがいいくらい素早くPDFファイルが出来上がる。画質やスキャニングの丁寧さという点は，書類スキャナということもあり，犠牲になっている点もあるが，紙書類として場所を消費し，しかも参照しがたい状態を克服できると考えれば，弱点にもならない。とにかく，思いついたらパソコン内で検索して書類を参照できるというのは，便利この上ない。内容によってはPDFのパスワード機能で安易に見られないようにできるし，パソコン自体にパスワードなどのセキュリティをかけているので，万一の場合もそれなりに安心である。
　とにかく，スキャンしてPDF化した紙書類をすぐさまシュレッダーにかけることができる。(もちろんとっておくべき用紙もあるので選別する必要はあるけれど‥‥)いままでのように紙書類を机の上に積み上げることを防ぐにはもってこい。紙文書とおさらばだ。

　というわけで，強い味方を購入して，さらにバックアップのための部材を揃えたりと，新年度に向けて自腹準備は，だいぶ懐を寒くしてしまったが，今後も仕事を効率化するための試みをあれこれ模索してみたい。